Tap2Check-In
Một lịch hẹn bị bỏ là một khoảng ghế trống khó lấp ngay. Khách có thể quên giờ, nhầm dịch vụ hoặc ngại gọi để đổi lịch. Bắt đầu bằng việc giúp khách nhớ đúng và báo thay đổi sớm, rồi nhìn lại cách quầy xử lý từng trường hợp.
01Kiểm tra thông tin ngay khi nhận lịch
Đọc lại ngày, giờ, dịch vụ và thợ khách chọn trước khi kết thúc cuộc gọi. Với lịch online, kiểm tra giờ làm, thời lượng dịch vụ và lịch nhân viên đã đúng để tránh nhận một khung giờ tiệm không thể phục vụ.
Tên và số điện thoại cần thuộc về người thực sự đến làm. Một số nhập sai khiến tin nhắc không tới đúng khách dù quầy nhìn thấy lịch đã được tạo.
02Chọn thời điểm nhắc phù hợp
Một tin nhắc trước ngày hẹn cho khách thời gian sắp xếp. Một tin gần giờ hơn có thể hữu ích với dịch vụ khách hay quên. Đây là cách vận hành để cân nhắc; hãy kiểm tra các mốc nhắc được hỗ trợ và đang bật trong tài khoản trước khi hứa với khách.
Giữ nội dung đủ tên tiệm, dịch vụ, ngày giờ và đường dẫn quản lý lịch. Đừng biến tin nhắc thành một tin quảng cáo dài.
03Cho khách một cách đổi lịch rõ ràng
Khi có việc bận, khách cần biết phải làm gì ngay. Đặt đường dẫn quản lý lịch trong tin nhắc để khách xem các lựa chọn đổi giờ, đổi thợ hoặc hủy mà hệ thống cho phép.
Nhắc khách giữ lại liên kết quản lý lịch hẹn. Nếu không tìm được giờ phù hợp, khách có thể liên hệ tiệm để quầy hỗ trợ lựa chọn khác.
04Nói trước chính sách hủy
Thống nhất thời gian cần báo trước và cách liên hệ nếu khách đến muộn. Viết ở nơi khách thấy trước khi đặt, rồi nhắc lại khi cần bằng giọng lịch sự.
- Nói rõ tiệm có thể giữ giờ trong bao lâu.
- Giải thích khi nào cần chọn khung giờ khác.
- Chỉ thông báo phí hay tiền cọc nếu tiệm thực sự có quy trình áp dụng.
05Chuẩn bị cách lấp giờ vừa trống
Quầy có thể giữ một danh sách khách muốn được gọi nếu có giờ sớm hơn. Khi có hủy, kiểm tra dịch vụ, thời lượng và thợ trước khi liên hệ từng người.
Đây có thể là một danh sách nội bộ do lễ tân quản lý. Đừng hứa hệ thống tự lấp lịch nếu tiệm chưa có quy trình đó.
06Ghi nhận kết quả đúng thực tế
Phân biệt khách hủy trước, đổi lịch, đến muộn và không đến. Ghi ngắn điều quầy cần biết cho lần đặt tiếp theo, tránh nhận xét mang tính phán xét.
Cuối tuần, nhìn những khung giờ hoặc dịch vụ thường bị bỏ để điều chỉnh cách nhận lịch. Không cần gửi thêm tin cho tất cả khách chỉ vì một vài trường hợp.
07Mở lời cho lần hẹn tiếp theo
Khi khách liên hệ lại, giúp họ chọn giờ thực tế hơn. Nếu muốn gửi lời mời mang tính quảng cáo hoặc kèm ưu đãi, chỉ dùng nhóm khách đã đồng ý nhận marketing và chưa từ chối nhận tin.
Theo dõi số lịch bị bỏ và số lịch được đổi thành công theo cùng một khoảng thời gian. Mục tiêu là bớt ghế trống và bớt việc sửa lịch cho quầy, không phải gửi được nhiều SMS hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nhắc đúng 24 giờ và 2 giờ không?
Đó là hai mốc có thể cân nhắc, không phải cam kết mặc định. Kiểm tra cấu hình đang được hỗ trợ và chọn cách phù hợp với tiệm.
Khách cần làm gì khi muốn đổi lịch?
Khách dùng liên kết quản lý lịch hẹn để xem các lựa chọn hiện có, hoặc liên hệ tiệm nếu cần quầy hỗ trợ.
Có nên mời khách lỡ hẹn quay lại bằng ưu đãi?
Có thể cân nhắc, nhưng tin có ưu đãi là marketing. Chỉ gửi khi có đồng ý phù hợp và tôn trọng yêu cầu ngừng nhận tin.